Для систематизации данных об энергетической эффективности зданий и мониторинга за соблюдением законодательства в сфере обеспечения энергоэффективности создается база данных энергетических сертификатов. Также создаются базы данных: отчетов о результатах обследования инженерных систем; аттестованных энергоаудиторов и специалистов по обследованию инженерных систем.

Порядок формирования и ведения этих баз утвержден приказом Минрегиона от 21 марта 2018 года № 62, который вступил в силу 23 июля.

Базу отчетов формирует Минрегион, накопляя, систематизируя и храня информацию, полученную от специалистов по обследованию инженерных систем. Функционирование остальных двух баз обеспечивает Госэнергоэффективности. Индивидуальная персонифицированная веб-страница аттестованного энергоаудитора в базе данных публикуется на официальном сайте Госэнергоэффективности. С ее помощью представляется энергетический сертификат и выходные данные, которые использовались при его составлении.

Аттестационные комиссии предоставляют Госэнергоэффективности в электронной форме информацию об аттестованных энергоаудиторах и специалистах по обследованию инженерных систем, в том числе информацию об отказе в выдаче квалификационного аттестата, его аннулировании в течение 10 рабочих дней со дня принятия решения о выдаче, отказе или аннулировании аттестата.

Энергоаудитор или инженер-проектировщик передает в Госэнергоэффективности информацию об энергетическом сертификате и выходные данные в электронной форме в течение 10 рабочих дней, загружая ее через персональный электронный кабинет.

Все энергетические сертификаты проходят автоматизированную первичную проверку правильности расчетов при внесении в базу данных.

Госэнергоэффективности вносит данные энергетических сертификатов в базу в течение 5 рабочих дней со дня их получения от энергоаудиторов или инженеров-проектировщиков.

Специалисты по обследованию инженерных систем направляют на электронную почту Минрегиона отчет о результатах обследования инженерных систем в течение 10 рабочих дней со дня его составления. Минрегион вносит отчеты в базу в течение 5 рабочих дней со дня их поступления от специалистов по обследованию инженерных систем.

Базы данных должны быть общедоступны на сайтах Госэнергоэффективности и Минрегиона.